Die Tagungshotels in Deutschland haben sich auf Konferenzen, Kongresse, Seminare und Tagungen spezialisiert. Tagungshotels gehören der Kategorie Veranstaltungs- bzw. Versammlungsstätten an und bieten unter anderem auch einen Tagungsraum für die Reisenden der Geschäftsreise mit Meetingbedarf an.
Deutschland hält innerhalb der EU einen der ersten Plätze bei dem gesamten Gastaufkommen des Tagungsmarktes. Die Ausstattung der Tagungshotels richtet sich auf die verschiedenen Bedürfnisse von Geschäftsreisenden. Tagungshotels sind zumeist durch ein Management geführt und werden in erster Linie als Kombination aus Übernachtungs- und Tagungsmöglichkeit in einem Tagungsraum während einer Geschäftsreise gebucht.
Die Übernachtungsdauer ist allgemein kurz, die Gästestruktur ist international. Unter der Woche finden in dem Tagungsraum kleine Meetings oder größere Versammlungen von Mitarbeitern der Tagungsunternehmen statt. Verantwortlich für die Betreuung der Tagungen ist die Bankettabteilung des Hotels die den Tagungsraum zur Verfügung stellt. Die Bankettabteilung versorgt die Tagungsteilnehmer über den Tag mit Softdrinks, Kaffee und herzhaften Snacks.
Die Seminar-/Konferenzräume sowie auch der Tagungsraum sind mit der neuesten Technik ausgestattet und garantieren mit Klimatisierung, WLAN und – je nach Größe – mit Beamer oder Flat-Screen, Leinwänden, Moderatorentechnik und Flipchart ein ergebnisorientiertes und ermüdungsfreies Arbeiten. Schalldämmende Akustikbilder sorgen für einen guten Raumklang.
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Hotels stehen im Tagungsgeschäft unter stärkerem Druck, da zahlreiche Angebote an Tagungspauschalen deutschlandweit bestehen. Tagungshotels liegen gewöhnlich zentral in einer größeren Stadt, um den Tagungsraum und andere Meetingräume gut erreichen zu können, und sind mit öffentlichen Verkehrsmitteln leicht erreichbar. Wegen guter Verkehrsanbindung lassen sich Wochenendreisen in Tagungshotels mit Städtereisen kombinieren, aber auch professionelle Geschäftsreisen können hier viele Vorteile finden.
An Wochenenden bieten Tagungshotels so genannte „Welcome Tickets“ an, mit denen die öffentlichen Verkehrsmittel bis zu 48 Stunden genutzt werden können. Während Tagungshotels unter der Woche durch den Geschäftsreiseverkehr ausgelastet sind, finden die Kapazitäten an Wochenenden und an Feiertagen Auslastung durch den privaten oder halbprivaten Urlaubsverkehr. Wochenendreisen für Privatgäste aber auch Geschäftsreisen für Geschäftsleute werden oft zu günstigen Konditionen offeriert. Wochenendpauschalen sind für ein oder auch zwei Nächte buchbar.
Der Komfort im Tagungshotel ist meist hoch: es handelt sich häufig um vier- oder fünf Sterne Hotels, um den Geschäftsleuten während ihrer Geschäftsreise einen hohen Komfort bieten zu können. Die Einrichtung ist auf ein internationales Niveau abgestimmt. Die Tagungshotels sind sowohl mit kleinen sowie auch großen Konferenzräumen ausgestattet, die ein Fassungsvermögen von bis zu 300 Personen aufweisen können. Die technischen Einrichtungen im Hotelzimmer umfassen Internetanschluss, Schreibtisch sowie Telefon und Faxanschluss. Eine Gastronomie ist dem Tagungshotel üblicherweise angeschlossen. Neben dem Restaurant finden sich meist auch eine Bar und eine Lobby, die zum Verweilen nach dem Meeting einlädt.
Für geschäftliche Besprechungen, Präsentationen und Seminare steht im Businesshotel ein moderner Tagungsraum zur Verfügung. Zu den besonderen Leistungen gehört die persönliche Betreuung. Der Tagungsraum wird bevorzugt in Hotels der größeren Städte wie Berlin, München, Dresden, Hamburg, Düsseldorf und Köln etabliert.
Der Großteil aller aufgeführten Tagungshotels verfügt über einen ausgedehnten Wellnessbereich mit Hallenbad, Dampfbad, Sauna, Whirlpool und/oder Fitnessraum. Massagen, Beautyanwendungen oder Entspannungsbäder sind nach rechtzeitiger Voranmeldung buchbar.
Besonders preisreduziert werden Angebote mit der Übernachtung von Sonntag auf Montag. Sunday-Pauschalen dienen der Erhöhung Auslastung an diesem wenig frequentierten Tag der Woche. Über ein verlängertes Wochenende bieten Tagungshotels oft spezielle Themen-Arrangements. Durch die umfassenden Einrichtungen und Dienstleistungsangebote im Hotel können die Kurzreisen mit verschiedenen Details angereichert werden.
Wenn Unternehmen ein Hotel mit Tagungsräumen buchen, bietet das Hotel in der Regel auch ein Angebot für Speisen während der Tagungspause an. Außerdem verfügen Tagungshotels meist über einen Wellnessbereich, welchen die Teilnehmer nach der Konferenz nutzen können.
Die Ausstattung der Tagungsräume in Hotels hängt sowohl von der Größe des Hotels, als auch der Art des Hotels ab. Speziell auf Konferenzen ausgerichtete Tagungshotels weisen meist einen höheren Standard als normale Hotels mit Tagungsraum auf. Die Tagungsräume verfügen über die modernste Technik sowie Flipcharts, Großbildschirme/Beamer, Leinwände, Whiteboards, Wireless LAN und Klimaanlagen.
Tagungshotels bieten meist Tagungsräume in verschiedenen Größen je nach Anzahl der Teilnehmer an. Sie reichen von Tagungsräumen mit 30m² für 8 Teilnehmer bis zu einem großen Seminarraum mit 190m², welcher Platz für bis zu 150 Teilnehmer bietet.
